Bagi kalian yang memiliki banyak pekerjaan dan ingin memiliki organizer yang bisa digunakan untuk menggabungkan semua pekerjaan dalam satu aplikasi, maka kalian harus mencoba Worksaurus. Worksaurus adalah aplikasi berbasis SaaS (Software as a Services) yang dikembangkan oleh Said M. Fahmi, seorang konsultan bisnis yang memiliki pengalaman selama 10 tahun bergerak dalam bidang pengembangan perangkat lunak. Worksaurus berfungsi dalam memfasilitasi kegiatan produktif sehari-hari dan bisa digunakan secara personal mau pun berkelompok. Untuk saat ini, Worksaurus bisa diakses lewat aplikasi web dan mobile.
Kesan pertama dan proses pendaftaran
Ketika pertama kali mengakses Worksaurus, tampilannya mengingatkan penulis terhadap Slack. Sama seperti Slack, Worksaurus menggunakan tampilan sub-domain yang bisa pengguna tambahkan sendiri. Namun, berbeda dengan Slack yang hanya memerlukan e-mail untuk registrasi, Worksaurus memerlukan form registrasi yang sedikit lebih rumit. Ketika pengguna mendaftarkan diri di Worksaurus, pengguna akan diminta untuk menentukan alamat akses yang akan digunakan. Nama domain yang dipilih nantinya akan berakhiran .worksaurus.com.
Setelah selesai mengisi nama domain, pengguna akan diminta untuk mengisikan jumlah pengguna. Bagi pengguna layanan versi gratis, jumlah anggota dibatasi sebanyak 10 orang. Sedangkan untuk layanan versi berbayar, jumlah anggotanya tidak dibatasi. Setelah selesai mendaftarkan akun Worksaurus, pengguna akan diminta untuk menunggu balasan e-mail yang memberitahukan bahwa sub-domain yang sebelumnya telah dipilih kini sudah bisa bekerja dengan baik.
Setelah berhasil melakukan login ke Worksaurus, pengguna akan dibawa ke halaman awal. Di halaman awal ini, pengguna bisa mengganti latar belakang aplikasi dengan gambar yang diinginkan. Impresi pertama penulis ketika menggunakan Worksaurus adalah aplikasi ini agak sering mengalami lagging, terutama ketika kondisi internet sedang tidak stabil atau lambat. Jadi, sebisa mungkin pastikanlah agar koneksi internet sedang stabil sebelum menggunakan Worksaurus, ya.
Fitur manajemen tugas yang disajikan
Di Worksaurus, setiap pekerjaan disebut sebagai Workbook. Dalam sebuah laman Worksaurus, tidak ada batasan untuk jumlah Workbook yang dibuat. Pengguna bisa membuat dua jenis Workbook, yaitu Personal Workbook dan Shared Workbook, dan bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Personal Workbook merupakan Workbook yang didesain untuk pengelolaan tugas perorangan. Hanya pembuat =Workbook yang dapat melihat dan mengelola sistem penugasan di dalamnya. Sedangkan Shared Workbook merupakan Workbook yang ditujukan untuk penggunaan dalam tim secara kolaboratif. Pengelolaan Shared Workbook dilakukan oleh anggota tim yang bisa masuk dengan menggunakan invitasi. Di Shared Workbook, ada satu anggota yang bekerja sebagai administrator yang bisa mengatur peran anggota tim berdasarkan hak akses. Pengaturan ini bisa diakses di menu Settings.
Untuk membedakan antara satu Workbook dengan Workbook lainnya, pengguna dapat melakukan kustomisasi visual menggunakan Style yang disajikan ketika melakukan pembuatan atau modifikasi Workbook.
Pengelolaan tugas di Worksaurus
Ketika mengakses salah satu Workbook, pengguna akan disajikan resume dari pekerjaan yang telah dilakukan. Resume ini terdiri dari laporan berdasarkan tenggat waktu pengerjaan tugas dan laporan mengenai tugas-tugas yang sudah dikerjakan dan belum dikerjakan.
Selain resume, terdapat tab Kanban dan Work List di setiap Workbook. Kanban merupakan laman manajemen tugas yang didesain dalam bentuk kartu. Kartu-kartu ini terdiri dari tiga bagian, yakni To-Do, Doing, dan Done, dan bisa digeser.
Sedangkan tab Work List menyajikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan secara mendetil. Setiap tugas dijabarkan secara lengkap di sini, dari tugas-tugas yang harus diselesaikan, lampiran hingga pengaturan prioritas.
Sistem komunikasi di Worksaurus
Sistem komunikasi Worksaurus hanya bisa dilakukan dalam Shared Workbook. Setiap Shared Workbook memiliki tab Public Chat yang bisa digunakan oleh anggota tim. Konsep ini agak berbeda dengan Slack yang membebaskan pengguna untuk membuat banyak kanal yang juga bisa digunakan untuk berkomunikasi antar anggota. Di Worksaurus, kanal-kanal tersebut sudah ditanamkan di setiap Shared Workbook.
Pesan teks, lampiran gambar, dan berkas bisa didistribusikan melalui kanal komunikasi ini, termasuk penggunaan emoticon untuk memperkaya percakapan.
Resume tugas secara keseluruhan
Untuk mempermudah pekerjaan pengguna, Worksaurus menyediakan dua fungsi tambahan, yaitu Calendar dan Grantt Chart. Kedua fitur ini berfungsi untuk memberikan kemudahan bagi para pengguna dengan memberikan gambaran secara keseluruhan mengenai jalannya Workbook yang sedang dikerjakan di akunnya, baik Personal Workbook mau pun Shared Workbook. Fitur ini tentunya sangat memudahkan bagi mereka yang memiliki banyak Workbook karena dapat mempersingkat waktu dalam mengecek pekerjaan yang sedang berjalan.
Pada laman Calendar, pengguna bisa melihat tugas-tugas sesuai dengan tanggal mereka dikelola.
Sedangkan laman Grantt Chart menampilkan tugas-tugas yang ada di setiap Workbook. Di laman ini, setiap tugas disajikan secara mendetil dengan tenggat waktunya.
Kesimpulan
Menurut penulis, fitur yang telah disajikan oleh Worksaurus terhitung cukup lengkap. Memang harus diakui bahwa fitur-fitur yang dimiliki oleh Worksaurus merupakan gabungan dari beberapa aplikasi pengelola tugas populer saat ini.
Bagi yang sudah terbiasa dengan aplikasi pengelola tugas, tentunya menavigasi Worksaurus merupakan suatu hal yang mudah. Namun, bagi para pengguna baru, tentunya hal ini cukup sulit karena banyaknya fitur yang disajikan dan user interface yang masih terlihat terlalu rumit. Hal ini agak disayangkan mengingat aplikasi-aplikasi lain malah berlomba-lomba untuk menyajikan pengalaman pengguna yang sesederhana mungkin.
Penulis sendiri sangat menyukai fitur-fitur Worksaurus meski pun memang harus diakui bahwa agak sulit untuk menavigasi aplikasi ini. Penulis baru bisa menguasai aplikasi ini setelah beberapa kali menggunakannya. Meski ada kendala dalam menggunakan Worksaurus, harus diakui bahwa fitur-fitur ini memberikan efisiensi dalam bekerja.
