Pandemi COVID-19 menimbulkan dampak terhadap perubahan sistem kerja di beberapa perusahaan, yang salah satunya adalah penerapan sistem kerja hybrid. Survei Logitech mengenai “Hybrid Work Trend & Insights Indonesia 2023” menunjukkan adanya peningkatan yang signifikan (27%) dalam jumlah karyawan yang melakukan sistem kerja hybrid.
Pergeseran ini juga ditandai dengan integrasi yang seimbang antara pekerjaan jarak jauh dan di kantor, dengan 39% responden mendedikasikan 10-20 jam per minggu untuk rapat online dan offline, dan sebagian besar lainnya (36%) melaporkan bahwa separuh dari rapat mereka dilakukan secara hybrid.
Selain karena mengikuti sistem kerja global yang lebih fleksibel, tren tersebut tentunya didukung dengan teknologi konferensi video yang memadai. Studi Wainhouse pun memperkuat pentingnya teknologi tersebut, dengan 76% responden memilih konferensi video sebagai tiga prioritas teknologi teratas.
Michael Long, Southeast Asia 2 B2B Lead Logitech, menyatakan bahwa proses transisi ke sistem kerja hybrid tidak terlepas dari berbagai tantangan unik. Sebut saja seperti optimalisasi kinerja alat meeting dan meminimalisir terjadinya downtime guna menekan biaya beban operasional. Akan tetapi, jika menggunakan cara-cara tradisional, tentunya dapat mengakibatkan pemborosan sumber daya.
“Namun, jika perusahaan melakukan cara-cara tradisional, seperti terlalu sering melakukan pemeliharaan peralatan atau menyimpan terlalu banyak suku cadang, dapat menyebabkan pemborosan sumber daya. Selain itu, beban untuk memasang dan memelihara sistem konferensi video ini sering kali jatuh pada tim IT, yang dapat menambah pekerjaan mereka. Maka dari itu, tim IT, sebagai kontak utama untuk pengaturan dan penanganan masalah teknologi perusahaan, membutuhkan solusi yang efisien untuk memastikan pengalaman kerja hybrid yang lancar,” ungkapnya.
Kerugian akibat Downtime (Waktu Henti)
Meskipun sistem kerja hybrid menawarkan fleksibilitas dan efisiensi, tetapi salah satu tantangannya ialah terjadi downtime pada alat konferensi video yang digunakan saat meeting berlangsung. Downtime ini dapat memicu terjadinya efek berantai yang merugikan perusahaan, khususnya karyawan dan staf IT. Proses untuk mencari tahu akar masalah pada alat konferensi video dapat memerlukan waktu yang panjang, sehingga semakin memperlama proses gangguan.
Downtime juga menimbulkan dampak finansial, karena proses pemulihan fungsinya memerlukan biaya yang banyak. Mulai dari biaya perbaikan, penggantian perangkat keras, upah tambahan jam kerja karyawan IT, hingga potensi upaya pemulihan data yang dapat memengaruhi anggaran perusahaan.
Selain finansial, downtime juga berdampak terhadap tim IT, karena mereka perlu mengatasi hambatan tersebut yang juga akan menghambat produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Bahkan, dengan adanya downtime bisa menahan proses pengambilan keputusan yang penting, serta berpotensi menyebabkan hilangnya hasil investasi maksimal di perusahaan.
Tips untuk Meminimalisir dan Mengatasi Downtime
1. Lengkapi tim ahli internal dengan layanan meeting room yang memenuhi standar bisnis
Ada berbagai keuntungan apabila memiliki paket layanan (service plan) premium. Di antaranya adalah kemampuan perusahaan dalam membuat tim ahli internal ketika terjadi downtime, memberikan dukungan teknis dan fitur manajemen ekstra yang dapat meringankan beban kerja tim IT, fleksibilitas dalam mengembangkan dan mengakses metrik khusus, serta kemampuan pemantauan yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu.
Selain itu, paket layanan premium menawarkan alternatif yang menarik, di mana tim IT bisa berfokus pada keahlian utamanya sambil memastikan optimalisasi kinerja sistem konferensi video perusahaan. Hal ini karena adanya tim ahli internal yang direkrut khusus untuk menangani terjadinya downtime selama meeting perusahaan berlangsung.
2. Serahkan manajemen ruang rapat perusahaan dengan integrator sistem yang bekerja sama dengan OEM (Original Equipment Manufacturer)
Layanan ini telah menarik perhatian bagi beberapa perusahaan, khususnya tim IT. Hal ini dikarenakan adanya service partner yang bisa diandalkan untuk merancang, memasang, dan merawat peralatan konferensi video perusahaan. Dengan demikian, mereka bisa memastikan operasional yang berkelanjutan melalui manajemen komprehensif, pemantauan, dan dukungan baik secara jarak jauh maupun di lokasi.
Pastikan service partner perusahaan memiliki sertifikasi dan pelatihan yang relevan dari penyedia platform dan OEM. Dengan memiliki pengetahuan mendalam yang diperlukan, maka mereka bisa mendukung dan membimbing tim IT secara efektif.
3. Pertimbangkan paket layanan yang komprehensif dari penyedia teknologi video konferensi perusahaan
Konferensi video menjadi alat yang sangat penting dalam menunjang kebutuhan sistem kerja hybrid, khususnya dari segi komunikasi maupun koneksi yang lancar antar karyawan. Di sinilah, paket layanan komprehensif dari penyedia layanan berperan.
Logitech Select menjadi salah satu paket yang dirancang untuk memberikan dukungan terbaik kepada perusahaan, agar ruang meeting mereka terbebas dari hambatan seperti downtime. Manfaat lain yang ditawarkan oleh paket ini adalah dukungan selama 24/7 secara langsung dalam mengelola urusan teknis, yang dilengkapi perangkat lunak proaktif dan manajemen dukungan yang memudahkan perusahaan dan tim IT untuk memperoleh wawasan, meminta bantuan, dan peringatan secara real-time ke alur kerja.
Sebagai penutup, Michael Long mengutarakan bahwa konferensi video yang lancar sangatlah penting untuk memberikan pengalaman meeting karyawan berjalan mulus, khususnya dalam lingkungan kerja hybrid. Maka dari itu, perusahaan perlu memastikan bahwa meeting selalu dalam keadaan siap dengan paket layanan komprehensif. Selain itu, hal ini juga bisa memberdayakan tim IT untuk tetap fokus pada tugas utamanya.
“Hal ini juga memberdayakan tim IT untuk fokus pada tugas kerja utama, sementara titik kontak pusat dari paket layanan yang dimiliki dapat menyederhanakan pemecahan masalah, penerapan, dan penskalaan. Dengan memprioritaskan solusi konferensi video yang optimal, perusahaan dapat mendukung karyawan mereka dengan lebih baik, memastikan kolaborasi yang lancar di ruang fisik dan virtual,” tutup Michael Long.
